7. Procédure pour valider et adopter des exigences normatives

7.1 Principe

Le CARTV agit de façon non discriminatoire envers les premiers concernés par une appellation pour ce qui est du développement d’exigences normatives, de leur dissémination et de leur usage. Lors du développement de nouvelles normes ou d’amendements à des normes existantes concernant une appellation, tous les groupes concernés (spécifiés à 9.2) par cette appellation doivent avoir la possibilité de s’exprimer.

7.2 Avis de consultation publique

Lorsqu’il a été décidé de tenir une consultation publique, le CARTV doit diffuser l’avis de consultation publique à l’intérieur des 7 jours précédant la date de début de la période de consultation. En plus d’afficher cet avis sur son site Web, le CARTV dresse, pour chaque type d’appellation, une liste des organisations les plus susceptibles d’être intéressés et des médias écrits pertinents pour rejoindre la clientèle comprise dans les parties concernées par l’appellation. L’avis de consultation publique est publié dans les médias ciblés et envoyé aux organisations identifiées par courriel ou autrement. Sur demande, tout organisme ou média peut demander à être inclus à la liste d’envoi concernant les consultations à propos d’une appellation. Le CARTV n’a cependant pas l’obligation de diffuser l’avis de consultation publique aux personnes et organismes périphériques à une appellation (ex. : institutions de formation, consultants, ordres professionnels, etc.) mais ceux-ci peuvent néanmoins faire part de leurs commentaires et le Conseil peut les considérer dans l’élaboration des normes.

7.3 Durée et nombres de périodes de consultation

L’adoption d’exigences normatives par le Conseil est précédée d’une période de consultation publique de 60 jours civils s’il s’agit de nouvelles normes pour un domaine de production non couvert, d’amendements à des critères ou normes existants ou de l’introduction de nouvelles substances à une liste de substances. Dans le cas de problèmes urgents de santé, de sécurité ou de protection de l’environnement, une période de 30 jours minimum peut toutefois être fixée. Dans le cadre du renouvellement quinquennal d’un référentiel, il doit y avoir deux périodes de consultation publique de 60 jours civils, une version révisée des exigences normatives étant émise entre les deux consultations. L’avis de consultation publique doit spécifier la durée de la consultation.

7.4 Réception et diffusion des commentaires

Tous les commentaires doivent être signifiés par écrit au Conseil. L’ensemble des commentaires reçus, par le Secrétariat de la division « d’Établissements des référentiels », lors d’une consultation publique sont compilés en un document à rendre public comprenant la justification qui a poussé le Comité des normes à prendre en compte ou non chaque commentaire reçu lors de la consultation.

7.5 Élaboration du projet final

La section concernée du Comité des normes élabore et approuve un document de référence final à partir des commentaires et observations qu’il a reçus lors de la consultation publique. Dans le cadre de cet exercice, le Comité des normes doit tenir compte des besoins d’harmonisation et d’équivalence. Il doit, de plus, estimer les impacts sur les organismes de certification déjà accrédités.

7.6 Adoption de nouvelles exigences

Le Conseil ne peut pas adopter des nouvelles exigences normatives qui iraient à l’encontre des commentaires exprimés par une majorité des premiers concernés par les normes, lors d’une consultation publique, sauf si ces nouvelles normes ou normes amendées sont prescrites ou découlent de réglementations gouvernementales.

7.7 Publication des exigences

Les exigences normatives adoptées, y compris celles incluses dans les cahiers des charges homologués par le CARTV, sont rendues publiques promptement sur le site web du CARTV. La date de la révision doit apparaître sur les documents. Les changements apportés aux normes doivent être identifiées spécifiquement dans la nouvelle version publiée et ce, durant au moins trois mois. Sur demande, le CARTV doit aussi pouvoir fournir en format électronique les procédures normatives, les travaux les plus récents sur les normes, y compris la version contenant les exigences rendues caduques, et les versions provisoires. Des mesures doivent être en place pour assurer la disponibilité de copies papiers de tout document à un coût raisonnable. Le CARTV remet à jour deux fois par an sur son site web une liste de ses travaux normatifs en cours ou complétés, avec leur stade d’avancement et la référence aux normes internationales utilisées, si pertinent. Le CARTV se réserve le droit d’apporter aux versions publiées d’exigences normatives certains changements d’ordre rédactionnel à des fins d’éclaircissements ou simplement pour corriger des erreurs d’écriture au niveau de la langue, le tout pour en améliorer la compréhension.