9. Évaluation finale du CN

9.1 Examen du dossier en séance

Le secrétariat du Comité des normes concerné rédige un rapport final constitué des éléments d’information provenant du rapport d’expertise, des différents avis, notamment des administrations et organismes concernés, ou des observations reçues pendant la consultation publique, des réponses apportées en cours de route par le regroupement.

Le rapport est transmis aux membres du Comité au plus tard 2 jours avant la réunion du Comité des normes concerné. Celui-ci procède à l’évaluation finale du dossier.

Au terme de sa discussion, il peut émettre l’un des différents avis qui suivent :

Le dossier est rejeté pour motifs explicites. Si le demandeur le souhaite, il pourra présenter un nouveau dossier qui sera soumis à la consultation publique.
Le dossier n’est pas acceptable en l’état. Des réponses aux remarques formulées par le CN sont attendues, ainsi qu’un nouveau projet de cahier des charges modifié.
Lorsque la demande doit faire l’objet d’un nouvel examen en séance, le Comité peut, en fonction des observations émises, demander à entendre le demandeur. Le demandeur peut également demander à être auditionné par des membres du Comité, désignés par le président.
Le dossier pourrait être accepté sous réserve que des réponses satisfaisantes, préalablement validées par le ou les organismes certificateurs accrédités, soient apportées aux différentes remarques formulées ainsi qu’aux éventuels compléments d’informations qui pourraient être demandés par le Comité à la suite de l’examen de ces réponses par le secrétariat du Comité et son président.
Une fois que le dossier a été jugé acceptable, et que les réponses transmises apportent les clarifications attendues, le dossier reçoit un avis favorable donné par le Comité. Il figure dans le relevé de décisions, au procès-verbal de la séance du CN.
Tous les avis sont transmis au demandeur par le président du CN, avec copie à l’ (aux) organisme(s) certifiant le produit.

Pour tout dossier qui, sans avoir été rejeté, n’a pas reçu d’avis favorable lors de la réunion d’évaluation finale du CN, le regroupement transmet les réponses aux observations en cinq exemplaires, sous forme :
- de tableau de synthèse apportant d’une part, l’information supplémentaire fournie pour chaque question soulevée par le CN et d’autre part, les mesures proposées en vue de répondre aux demandes d’amélioration du CN ;
- d’un cahier des charges dans lequel apparaissent de façon visible les modifications apportées par rapport à la version précédente ; en outre un exemplaire informatique (format modification de texte) du cahier des charges est à transmettre,
- et le cas échéant, les éléments complémentaires demandés par le Comité également à transmettre en cinq exemplaires.
Une fois obtenus ces nouveaux éléments d’information, le dossier est à nouveau examiné en séance par le CN. Tout dossier qui ne reçoit pas d’avis favorable à l’issue de cet exercice d’évaluation supplémentaire est rejeté.

En l’absence de réponse du demandeur dans un délai de 3 mois à compter de la plus récente date d’examen ayant donné lieu à des observations, le Conseil transmet un avis défavorable au ministre.

9.2 Recours contre un avis défavorable du Comité sur une demande initiale de reconnaissance

Le(s) demandeur(s) dispose(nt) d’un délai d’un mois après notification de l’avis émis par le CN concerné pour introduire, par lettre recommandée adressée au secrétariat, un recours auprès de ce Comité, sous la forme d’une demande de révision de la décision. Ils peuvent notamment demander à être entendus. Si le CN maintient sa position à l’issue de ce recours, celle-ci sera notifiée au(x) demandeur(s) et à l’ (aux) organisme(s) certificateur(s) concernés, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un deuxième recours, sous forme d’appel, est alors possible auprès du Conseil, dans un délai de 15 jours fermes. Il est adressé, par lettre recommandée avec accusé de réception, au secrétariat accompagnée du paiement des frais d’appels.

Si le Conseil maintient la position prise par le CN, le contenu de la décision est transmis par lettre recommandée avec accusé de réception au(x) demandeur(s) et à l’ (aux) organisme(s) certificateur(s) concernés. Dans le cas contraire, le Conseil peut demander que le CN réexamine le dossier à sa prochaine réunion sur la base des orientations qu’il lui fournit.

Cet examen fait l’objet d’un avis qui est transmis au Conseil qui prend la décision définitive.

9.3 Transmission d’un avis de décision final au Conseil

Lorsque le CN a pris une décision finale, il en transmet la teneur sous forme d’avis au Conseil afin qu’il en dispose. Lorsque l’avis est favorable, il est transmis au Conseil sans délai. En cas d’avis défavorable, le CN attend que les délais pour les recours soient épuisés avant de transmettre son avis au Conseil.

Lorsque le Comité transmet un avis défavorable au Conseil, le dossier ne peut être examiné à nouveau sans qu’une nouvelle demande de reconnaissance ne soit soumise.