5. Étude du dossier

5.1 Étude préliminaire de la demande

Sur réception de la demande d’accréditation, le CARTV détermine si la documentation soumise est suffisamment complète pour constituer un dossier qui puisse faire l’objet d’une analyse. Si cette documentation est jugée insuffisante, le CARTV en informe le programme postulant et lui indique les pièces manquantes. Le CARTV peut également, à la demande de l’un ou l’autre des Comités d’évaluation, compléter la documentation reçue en s’adressant soit à l’organisme de certification requérant, soit à une source indépendante, pour obtenir de l’information ou du matériel pertinent à l’examen de sa demande et ce, aux frais du certificateur.

5.2 Publication du nom du postulant

Une fois l’étude préliminaire terminée, le CARTV publie le nom du certificateur en tant que postulant. Un avis de demande de commentaires publics peut être requis à la demande d’une autorité administrative avec lequel le Conseil a une entente ou encore le Conseil.

5.3 Analyse de la demande

5.3.1 Mission du Comité des normes

La documentation soumise par l’organisme requérant à l’exception de celle concernant son cahier de charges et ses plans de contrôle est transmise à la section concernée du Comité des normes, pour analyse. Celui-ci a pour mission d’évaluer la capacité du certificateur à mener un programme de certification en s’appuyant notamment sur la validité et la pertinence des documents et renseignements spécifiés à l’article 2 du Règlement sur les appellations réservées et obtenus de ces organismes de même que sur tout autre élément d’information jugé utile. Le Comité établit, s’il y a lieu, les points de non-conformité puis demande à l’organisme d’implanter ou de compléter l’implantation de tout élément requis pour disposer de la capacité requise pour mener adéquatement son programme de certification. À la lumière de la réponse de l’organisme, le Comité rédige, dans des délais raisonnables, un avis pour le Conseil. Il peut indiquer que :

le certificateur est pleinement capable de mener son programme de certification et est admissible à l’accréditation, ou ;
le certificateur ne détient pas l’ensemble des éléments qui le rendent apte à mener un programme de certification pour lequel il a demandé l’accréditation et que par conséquent, il n’est pas admissible à l’accréditation.

5.3.2 Mission du Comité d'accréditation

Toute la documentation relative aux plans de contrôle du certificateur est soumise au Comité d’accréditation, pour analyse. Afin de les évaluer, le Comité utilise les critères d’accréditation du CARTV ou de toute autorité administrative avec lequel le Conseil a pris entente. Le Comité établit, s’il y a lieu, les points de non-conformité puis demande à l’organisme de les corriger. Le Comité peut exiger que les demandes d’action correctives, portant sur les non-conformités documentaires, soient satisfaites avant que n'ait lieu la visite d'évaluation des plans de contrôle. À la suite de l’analyse documentaire et de l’évaluation sur place, le Comité établit, s’il y a lieu, les points de non-conformité puis en informe l’organisme sous forme de notification officielle à l’intérieur de laquelle il lui est demandé d’implanter ou de compléter l’implantation de tout correctif destiné à corriger les non-conformités décelées.

Ce n’est qu’à la suite de la réponse de l’organisme que le Comité rédige, dans des délais raisonnables, ses recommandations pour le Conseil ou toute autre autorité administrative avec laquelle le Conseil a pris entente. Il peut recommander soit :

L’accréditation, dans le cas où le Comité estime que l’organisme postulant mène un programme de certification conforme aux critères d’accréditation (section 3) tout en certifiant des produits selon un cahier des charges homologué par le CARTV;
Une accréditation assortie d’exigences d’amendements au programme de certification à l’intérieur d’un délai déterminé, en cas de non-conformités mineures. Les limites de temps fixées prendront en considération le niveau des écarts et la capacité de s’amender dans le temps. Les exigences fixées doivent être satisfaites dans un délai maximal de douze mois.
Un refus d’accréditation dans les cas suivants :
- Il persiste une ou plusieurs non-conformité(s) majeure(s) qui, de toute évidence, témoigne de l’incapacité de l’organisme à contrôler l’intégrité des produits à certifier, en regard des normes à respecter par les exploitants qui utilisent une appellation donnée ;
- Il persiste un grand nombre de non-conformités mineures dont l’impact cumulé a pour effet de compromettre l’intégrité de la certification des produits.

5.3.3 Dans le cas où le Comité d’accréditation ne pourrait formuler de recommandation, le Conseil détermine lui-même le statut d'accréditation ou, le cas échéant, fait une recommandation à l’autorité administrative visée par la demande d’accréditation.