Annexe A :
Documents à soumettre au moment de la demande d’accréditation

Les organismes de certification qui font une demande d’accréditation auprès du Conseil des appellations réservées et des termes valorisants doivent soumettre une copie des documents suivants :

1. Documents relatifs à l’organisme de certification

1.1 Charte d’incorporation ;

1.2 Structure corporative identifiant graphiquement et quantitativement les relations de contrôle par des actionnaires, groupes ou sociétés pour l’organisme ;

1.3 Règlement intérieur (règlements généraux) ;

1.4 Liste des dirigeants, soit :

1. Les officiers et membres du conseil d’administration,
2. Les membres du conseil d’administration d’un organisme parrain (s’il y a lieu).

1.5 Adresses de tous les lieux d’affaires de l’entreprise et résumé des activités qui se déroulent dans chacun d’eux.

1.6 Copie de la marque de conformité (nom de l’organisme tel qu’il apparaît sur l’étiquette des produits certifiés) et des droits de propriété qui s’y rapportent ;

1.7 Copie de la police d’assurances responsabilité pour les dirigeants et le personnel ;

1.8 Dans le cas d’un organisme accrédité par un autre organisme officiel, la copie du certificat d’accréditation.

2. Structures décisionnelles

2.1 Individus ou organes internes chargés de :

1. Développer les politiques et principes relatifs au contenu et au fonctionnement du système de certification
2. Prendre les décisions concernant la certification des produits,
3. Reconsidérer les décisions rendues faisant l’objet d’appels,
4. Contrôler la marque (nom du certificateur et sceau)

Avec leur mandat, leurs procédures et la façon dont ils sont désignés.

2.2 Partage des responsabilités entre le siège social et ses divisions (lorsque cela s’applique) ;

2.3 Organigramme relatif à l’administration générale du programme, incluant les noms des personnes qui occupent des postes de gestion ou qui sont responsables de secteurs.

3. Informations relatives aux opérations de l’organisme

3.1 Copie des états financiers de l’organisme, incluant un bilan, un état des revenus et dépenses, pour les trois plus récentes années financières ;

3.2 Liste des pays, provinces ou états dans lesquels l’organisme a des activités de certification

3.3 Liste complète de toutes les entreprises, avec le nom légal et l’adresse de chacune à qui l’organisme a octroyé, dans le ou les champs pour lesquels il demande l’accréditation :

• Un certificat de conformité pour leurs produits certifiés, avec mention de ceux-ci ;
• Une attestation d’approbation pour des intrants ou services, avec mention de ceux-ci ;
• Une attestation de vérification pour des ingrédients introduits dans des produits dont le contenu est inférieur à 70% d’ingrédients conformes aux normes.

3.4 Une copie du dernier rapport annuel du Conseil d’administration aux membres ou actionnaires.

4. Politiques et procédures techniques de l’organisme (Manuel qualité)

4.1 Manuel qualité ayant trait au programme de certification ;

4.2 Copie du questionnaire d’inspection utilisé par les inspecteurs ;

4.3 Formulaire(s) prescrit(s) pour rédiger les rapports d’inspection ;

4.4 Liste des documents inclus dans le dossier constitué pour tout exploitant qui demande la certification.

5. Gestion des ressources humaines de l’organisme

5.1 Liste complète des employés avec leur statut de même que le poste occupé pour chacun d’entre eux ;

5.2 Copie du contrat type avec les employés ;

5.3 Critères de sélection des personnes qui prennent les décisions de certification ou sont chargées de superviser ceux qui les prennent ;

5.4 Nom de la personne, ou liste des membres de tout organe interne qui prend les décisions de certification ou qui supervise ceux qui les prennent (avec l’expérience et la formation spécifique de chacun d’eux) ;

5.5 Critères de sélection des inspecteurs ;

5.6 Copie du contrat type entre le programme de certification et ses inspecteurs ;

5.7 Liste complète des inspecteurs actifs (incluant leurs années d’expérience et leur formation, leurs attaches commerciales ou financières) ;

5.8 Copie du contrat type avec tout autre type de sous contractants (s’il y a lieu).

6. Documents d’information et formulaires transmis aux postulants à la certification

6.1 Détail des tarifications pour les différents services offerts ;

6.2 Copie des documents d’information sur le programme de certification ;

6.3 Copie des formulaires de demande à compléter par les postulants ;

6.4 Exemplaire du ou des formulaires de plan de production ou de préparation devant être complétés chaque année par les exploitants.

7. Documents relatifs aux droits et obligations des exploitants certifiés

7.1 Contrat(s) devant être signé(s) par les postulants à la certification et régissant l’utilisation de la marque de conformité (licence) ;

7.2 Copie des différents types de certificats délivrés par l’organisme ;

7.3 Exemplaire d’un certificat de transaction (si utilisé) ;

7.4 Exemplaire d’emballage utilisant la marque de conformité (avec le nom de l’organisme).